Qui dit événementiel dit émotions fortes, mais également imprévus de dernière minute et périodes de stress. Celui-ci constitue un assemblage de pièces maîtresses dont il faut appréhender les rouages.
Pratiquant la photographie architecturale, urbaine et de paysage depuis un an, j’ai organisé récemment ma première exposition solo à Montréal. Un événement entièrement autoorganisé et autofinancé. Ce fut une expérience des plus enrichissantes et formatrices de ma carrière, qui m’a ouvert une porte à un terrain jusqu’ici encore inexploré. À cette issue, je vous dévoile mes meilleurs conseils pour un événement artistique réussi.
1 – Élaborer un concept artistique
1er conseil : se connaître. Tout projet débute avec une idée, une ambition, une vision globale. Dans le cadre d’une exposition photographique, il est question de raconter une narration visuelle, généralement centrée sur un thème en particulier. En art, il est principalement question d’émotions, de pathos. Quel message/récit souhaitez-vous véhiculer ? Comment mettre en lumière sa patte artistique ? Première étape : réaliser un travail d’introspection. Cela veut dire que vous devez connaître vos motivations, vos inspirations, vos passions, vos sentiments. En clair, faites connaissance avec votre « univers ». Pour ma part, ma première exposition intitulée « Les visages de la francophonie » a été à la fois très personnelle et liée à une thématique bien précise. En effet, j’ai élaboré le sujet en effectuant une analyse de mon parcours personnel et professionnel, ainsi que les facteurs et territoires (Europe, Afrique du Nord, Amérique du Nord) communs présents sur mes clichés.
2e conseil : définir ses objectifs. Que vous cherchiez de la visibilité, des bénéfices ou du réseau en priorité, votre mission doit être fixée en amont de l’événement.
3e conseil : cibler son audience. Quels publics sensibiliser autour de votre œuvre ? Votre entourage est la clé première. Ciblez vos sources de motivation, les personnes qui vous soutiennent dans vos projets. Vos amis, votre famille, votre partenaire ou vos collègues. Cela va vous rassurer et vous encourager durant les phases de votre projet. En seconde place, ciblez votre réseau professionnel, en particulier des profils liés à vos centres d’intérêt. Dans le cas d’une exposition, sollicitez notamment des artistes et professionnels du métier dans une démarche de visibilité et de potentielle(s) collaboration(s).
4e conseil : penser à la programmation. Dans le cadre d’une exposition, l’événement majeur d’inauguration est le vernissage. En journée comme en soirée, celui-ci permet de présenter officiellement l’exposition et nécessite une certaine organisation. En quelques heures, vos spectateurs doivent ressentir votre message, votre univers. Vous pouvez rester sur un vernissage classique (valeur sûre !), ou tenter de programmer des animations en lien avec votre thème artistique. Lors de la soirée de vernissage de mon exposition, j’ai mis en place une scène musicale et un open mic avec des artistes et interprètes qui sont venus performer des chansons et poèmes francophones. À vos envies !
2 – Savoir budgéter
Budgéter un événement de manière autonome est essentiel. Vous devez définir premièrement un budget global, incluant le matériel d’exposition, la location du lieu, la communication, les prestations artistiques si programmées, les buffet et décoration, ainsi que les dépenses tierces. À savoir : de nombreuses sources de financement externes existent pour alléger votre portefeuille. Il est possible et même recommandé de vous rapprocher d’organismes ou d’entreprises, ou de créer un sociofinancement. Par exemple, une des alternatives envisagées est de contacter un café/bar dans le cadre de commandites en échange d’un shooting photo professionnel ou de visibilité si votre événement attire un public stratégique. L’intérêt est alors réciproque.
Pour vous donner un aperçu de la part des différentes dépenses, voici ce calculateur en ligne qui vous permettra d’y voir plus clair.
Cependant, ce n’est pas le seul volet à prendre en compte. L’investissement humain, à savoir le temps de travail passé sur le projet, est également à mesurer.
3 – Trouver LE lieu
Étape très importante, le lieu définira le cadre de votre événement. Les espaces d’expositions sont multiples, de la galerie d’art aux centres culturels. Le lieu que vous louerez dépend de plusieurs facteurs, comme le budget et la configuration de l’espace souhaitée. Si vous débutez dans la photographie et avez un petit budget, privilégiez les centres culturels. Qu’ils s’agissent de tiers-lieu ou de bibliothèques/librairies, ces établissements ont très souvent des tarifs réduits pour les artistes locaux/émergents voire même des offres de gratuité. Pour un plus grand portefeuille, les galeries d’art proposent et représentent l’espace le plus adéquat. Lors de votre ou vos visite(s), notez bien les différents volets importants, comme l’environnement externe, la surface et la capacité de l’espace ou encore les installations techniques.
4 – Penser la logistique efficacement
Place à la partie pratique. Afin de considérer l’ensemble des dépenses concernant votre exposition, débutez votre travail de planification au moins six mois d’avance minimum. Pour s’y retrouver au mieux, votre meilleur outil sera un document suivi de votre planning, vos dépenses et besoins matériels (le meilleur exemple est un document Excel).
Si vous fournissez vous-même le matériel de l’événement, à savoir les tirages, cadres/supports d’exposition ou encore la décoration, pensez à bien noter les délais de commande/livraison afin de définir jour par jour vos tâches. Si vous avez un petit budget, pensez à consulter les sites de seconde main pour l’achat du matériel d’exposition et technique si besoin. Vous pouvez y trouver des pépites !
Côté buffet, pour un vernissage en journée ou soirée, comptez idéalement 2/3 bouchées salées et sucrées par personne. Plusieurs choix s’offrent à vous ; vous pouvez soit passer par un traiteur qui répond à vos attentes, soit acheter ou concocter vous-même les collations. Aussi, je vous ai précédemment parlé de commandites, il est tout à fait envisageable de passer en parallèle par un prestataire (café/bar/restaurant) pour un don de produits en échange d’un service professionnel.
5 – L’importance de la communication
La communication sera la vitrine de votre projet. Une fois le concept établi et le lieu choisi, vous avez désormais tout en main pour communiquer autour de votre événement.
Première étape : créez un storytelling. Un récit textuel (et éventuellement vidéo !) qui donne un aperçu de votre style photographique, mais surtout de votre personne. Utilisez un champ lexical qui vous est propre, des visuels qui collent à votre peau. Vous êtes maître de votre image : osez l’originalité !
Quid de la réalisation des supports de communication ? Je vous conseille de penser à minima à une affiche officielle avec une photo de votre exposition qui présentera en parallèle les informations clés de votre événement (dates d’exposition et/ou date de vernissage, lieu, conditions d’entrée, accessibilité…). Si vous souhaitez réaliser vous-même les visuels et documents divers, passez par des logiciels tels Canva ou Adobe (Acrobat/Photoshop/Illustrator). Cela fait très bien l’affaire !
Quand annoncer son exposition ? Pour ma part, « Les visages de la francophonie » a été dévoilée un mois avant le vernissage. C’est généralement le timing parfait pour votre audience de se rendre disponible le jour J et de ne pas oublier la date dans la foulée. Afin de créer une annonce « officielle » et virale, misez premièrement sur vos réseaux sociaux et supports de communication personnels. Par exemple, cela peut être un post Instagram/Facebook avec le lien d’inscription si existant. Cela permettra à votre entourage de repartager l’information et de gagner rapidement en visibilité. En parallèle, après quelques jours de diffusion, envoyez des invitations personnalisées (par message privé, par exemple) à vos proches et acteurs externes pour accroître l’engagement.
Note : pensez à la presse ! Les médias représentent une véritable source de visibilité. Quand on parle de médias, on fait notamment référence aux magazines et journaux web & print (culturels, économiques…) et aux services de communication culturelle locaux et/ou nationaux (mairie, organismes de tourisme, associations…). Un travail de veille et de documentation est alors nécessaire pour pouvoir approcher ces sources. Vous aurez besoin à la fois d’un communiqué de presse synthétique et d’un répertoire de journalistes et professionnels. Le tour est joué !
Une fois la campagne lancée, postez régulièrement des stories « rappel » pour entretenir l’engouement de vos participants.
6 – Montage et déroulement de l’exposition
Le jour J approche !
Parlons pratique avec le montage de l’exposition. Une fois l’ensemble du matériel réceptionné au sein de votre lieu (en général, quelques jours avant), la dernière ligne droite est franchie. Pour une organisation optimale, il est préférable de mobiliser le plus tôt possible une équipe et de définir des rôles bien distincts. Par exemple, pour un effectif de 5 personnes le ou les jour.s de montage, deux peuvent être en charge de la préparation et l’accrochage des cadres, une à l’agencement du mobilier/décoration, une à la signalétique (panneaux, affiches, espace vente, etc.) et une à la mise en place du buffet.
Note : estimez les risques potentiels et coûts des pertes occasionnées durant ces étapes. N’oubliez pas, l’événementiel rime avec dernière minute !
7 – L’après-événement : comment ça se passe ?
Le mot d’ordre : réactivité.
Après votre événement, il est dans un premier temps primordial de remercier vos participants. Un message de remerciement (individuel ou collectif) est toujours le bienvenu !
Dans un second temps, communiquez autour des temps forts de l’exposition. Plusieurs photos et vidéos ont certainement été réalisées par vos proches : utilisez l’ensemble du contenu en faire un « Retour sur événement/en images », voire un article récapitulatif à publier sur vos supports ou envoyer à la presse.
Dernière chose, et pas des moindres, prenez un temps pour calculer vos bénéfices et apports durant cette expérience. Quelle(s) conclusion(s) et retour(s) en tirer ? les objectifs initiaux ont-ils été remplis ?
Alors, prêt.s à exposer ?
